Polityka prywatności Instytutu Monitorowania Mediów

1. Postanowienia ogólne
1.1. Niniejsza polityka prywatności (dalej: „Polityka”) określa zasady przetwarzania przez Instytut Monitorowania Mediów S.A. z siedzibą w Warszawie przy ul. Przyokopowej 33, 01-208 Warszawa (dalej: „Administrator”) danych osobowych należących do:
a. użytkowników portalu internetowego imm.com.pl (dalej: „Użytkownicy”),
b. osób fizycznych będących kontrahentami Administratora lub zamierzającymi podjąć współpracę z Administratorem w ramach prowadzonej działalności gospodarczej (dalej: „Kontrahenci”)
c. osób fizycznych będących pracownikami Kontrahentów (niezależnie od formy zatrudnienia), którzy zostali wyznaczeni przez Kontrahenta jako osoby odpowiedzialne za współpracę z Administratorem lub za jej nawiązanie (dalej „Przedstawiciele”).
1.2. Niniejsza Polityka stanowi spełnienie obowiązku, o którym mowa w art. 13 i art. 14 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), zwane „RODO”.

 

2. Dane osobowe Kontrahentów i Przedstawicieli
2.1. Od momentu pozyskania danych osobowych Kontrahentów (będących osobami fizycznymi) i Przedstawicieli Administrator przyjmuje funkcję administratora ich danych osobowych w rozumieniu RODO.
2.2. Administrator może przetwarzać następujące dane Kontrahentów i Przedstawicieli: imię, nazwisko, miejsce pracy, stanowisko służbowe, dane kontaktowe (adres korespondencyjny, numer telefonu, adres email, konta na portalach społecznościowych). Ponadto, Administrator może przetwarzać dane Kontrahentów takie jak PESEL, NIP, REGON, adres siedziby – na potrzeby identyfikacji Kontrahenta jako strony umowy oraz na potrzeby obowiązków związanych z przepisami o rachunkowości.
2.3. Podstawą przetwarzania danych osobowych Przedstawicieli jest uzasadniony interes Administratora – możliwość nawiązania i kontynuowania współpracy lub kontaktu z Kontrahentem, za pośrednictwem Przedstawiciela (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). W przypadku Kontrahentów podstawą do przetwarzania danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit b RODO –przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy z Kontrahentem lub do podjęcia działań na żądanie Kontrahenta przed zawarciem umowy.
2.4. Dane Osobowe Przedstawicieli i Kontrahentów będą przetwarzane do momentu definitywnego zakończenia współpracy pomiędzy Administratorem a Kontrahentem. Dane Osobowe mogą zostać usunięte we wcześniejszym terminie – w przypadku uzyskania przez Administratora sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych, a także w przypadku, gdy Administrator uzna, że nie są mu one już potrzebne do osiągnięcia usprawiedliwionego celu (kontaktu z Kontrahentem).
2.5. Dane Osobowe nie zostaną usunięte przez Administratora w terminie wynikającym z punktu poprzedzającego, jeżeli ich przechowanie będzie wynikać z obowiązujących przepisów prawa lub będzie niezbędne do dokonania rozliczeń lub dochodzenia roszczeń w związku ze współpracą z Kontrahentem lub jego Przedstawicielem. Administrator informuje, że jest zobowiązany do przechowywania ksiąg rachunkowych (które mogą zawierać dane osobowe Kontrahentów i Przedstawicieli) przez okres 5 lat, zgodnie z art. 74 ustawy o rachunkowości
2.6. Dane Osobowe mogą zostać udostępnione przez Administratora podmiotom, które świadczą na rzecz Administratora usługi (m.in. podmioty zewnętrzne świadczące usługi: informatyczne, kurierskie, kadrowe, księgowe, zajmujące się obsługą kontrahentów). Dane osobowe mogą być przekazane również innym zainteresowanym podmiotom (także niezależnym od Administratora), jeżeli Przedstawiciel udostępnił je w takiej formie, z której jednoznacznie wynika, że pragnął, aby kontaktowały się z nim podmioty trzecie w sprawach służbowych.
2.7. Każdemu Przedstawicielowi i Kontrahentowi przysługuje prawo do:
• uzyskania informacji na temat przetwarzania danych osobowych, w tym o kategoriach przetwarzanych danych osobowych i ewentualnych odbiorcach danych osobowych,
• żądania skorygowania nieprawidłowych danych osobowych lub uzupełnienia niekompletnych danych osobowych,
• żądania usunięcia lub ograniczenia przetwarzania danych osobowych – przy czym żądanie zostanie spełnione, jeżeli spełnione zostaną wymogi prawne dotyczące takiego żądania,
• złożenia uzasadnionego sprzeciwu – w przypadku przetwarzania danych osobowych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora (art. 6 ust. 1 pkt f) RODO),
• przenoszenia danych osobowych – poprzez otrzymanie danych od Administratora formacie umożliwiającym ich przekazanie wybranemu podmiotowi trzeciemu,
• złożenia skargi do organu nadzorczego Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa – w przypadku stwierdzenia, że dane osobowe są przetwarzane sprzecznie z prawem.
2.8. Każdy z kontrahentów Administratora jest zobowiązany do poinformowania swoich Przedstawicieli treści niniejszej Polityki.

 

3. Dane Użytkowników kontaktujących się z Administratorem poprzez witrynę imm.com.pl
3.1. Witryna imm.com.pl (dalej: „Witryna”) udostępnia możliwość nawiązania kontaktu z Administratorem poprzez kontaktowe adresy email i formularze zamieszczone w Witrynie, w tym na potrzeby wysyłania reklamacji zgodnie z Regulaminem Witryny.
3.2. W przypadku, gdy w ramach wysyłanej do Administratora wiadomości przekazywane są dane osobowe administratorem tych danych osobowych jest Administrator.
3.3. Dane osobowe są przetwarzane w związku z wysłaną przez Użytkownika wiadomością poprzez adres email lub poprzez formularz kontaktowy dostępny w Witrynie.
3.4. Przetwarzane są wyłącznie takie dane osobowe, które Użytkownik poda w wysłanej wiadomości. Wiadomości nie powinna zawierać danych osobowych, które nie są niezbędne do załatwienia sprawy Użytkownika.
3.5. Dane osobowe Użytkownika zostaną usunięte najpóźniej w terminie 12 miesięcy od uznania, że sprawa została załatwiona, chyba że będą istnieć inne podstawy przetwarzania, np. obowiązek prawny Administratora lub przyszła umowa z Administratorem, zgodnie z postanowieniami pkt 2.5. niniejszej Polityki.
3.6. Użytkownik w każdej chwili ma prawo wnieść o usunięcie swoich danych zawartych w korespondencji prowadzonej z Administratorem poprzez wysłanie wiadomości na adres imm@imm.com.pl.
3.7. Podstawą przetwarzania danych jest podjęcie działań przed zawarciem umowy z Administratorem w ramach usługi lub produktu, którym Użytkownik jest zainteresowany – art. 6 ust. 1 lit. b) RODO.
3.8. Jeżeli w trakcie korespondencji ulegnie zmianie cel przetwarzania danych osobowych, Administrator zobowiązuje się do powiadomienia Państwa o tym fakcie.
3.9. Dane Użytkowników mogą zostać udostępnione podmiotom wskazanym w pkt 2.6. niniejszej Polityki.
3.10. Użytkownikom przysługują prawa określone w pkt 2.7. niniejszej Polityki.

 

4. Dane osobowe wykorzystywane na potrzeby bazy MediaContact
4.1. Administrator za pośrednictwem Witryny umożliwia zapisanie się do bazy MediaContact.
4.2. Zasady funkcjonowania MediaContact bazy określa Regulamin Witryny.
4.3. Formularz zapisania się do bazy MediaContact umożliwia podanie danych kontaktowych, preferowanej tematyki (której dotyczyć będą wysyłane wiadomości) oraz preferowanej formy kontaktu.
4.4. Administrator, na potrzeby wysyłania wiadomości do bazy MediaContact, dokonuje profilowania Użytkowników – w celu wysłania wiadomości do tych Użytkowników, którzy zadeklarowali zainteresowanie określoną kategoria treści. Wybór kategorii odbiorców wiadomości jest dokonywany przez IMM w oparciu o kryteria podane przez klienta zainteresowanego wysyłką wiadomości.
4.5. Zaznaczenie opcji „follow up” podczas rejestracji w bazie MediaContact oznacza, że Użytkownik jest zainteresowany dodatkowym kontaktem telefonicznym po przesłaniu wiadomości.
4.6. Wysyłane wiadomości do osób zarejestrowanych w bazie MediaContact mogą zawierać żądanie otrzymania informacji.
4.7. Użytkownik, wypełniając rubrykę „informacje dodatkowe”, może wskazać dodatkowe informacje o swojej działalności zawodowej lub inne możliwe formy kontaktu.
4.8. Dane Użytkowników mogą zostać udostępnione podmiotom wskazanym w pkt 2.6. niniejszej Polityki.
4.9. Klienci zainteresowani wysłaniem wiadomości do bazy MediaContact, mogą uzyskać dostęp do następujących kategorii danych osobowych Użytkowników zapisanych do bazy: imię, nazwisko, miejsce pracy, stanowisko, adres e-mail, telefon, strona internetowa, adres konta na Facebooku, adres konta na Twitterze, blog, zakres poruszanej tematyki, preferowana forma kontaktu, preferowany czas otrzymywania informacji, wskazówki dla PR-owców, telefoniczny follow-up (tak/nie), żądanie potwierdzenia informacji (tak/nie), uwagi.
4.10. Użytkownikom przysługują prawa określone w pkt 2.7. niniejszej Polityki.
4.11. Dane Użytkowników zarejestrowanych w bazie MediaContact zostaną usunięte w terminie do 7 dni od otrzymania przez Administratora wniosku o wypisanie z bazy, zgodnie z postanowieniami Regulaminu Witryny. Administrator może również usunąć dane Użytkownika z bazy MediaContact samodzielnie (według własnego uznania), o czym poinformuje Użytkownika na adres email wskazany w formularzu.

 

5. Dane osobowe wykorzystywane na potrzeby innych usług i funkcjonalności dostępnych w Witrynie
5.1. Witryna umożliwia zapisanie się na szkolenia IMM, na zasadach opisanych w Regulaminie Witryny. Dane podawane w formularzu zapisu na szkolenie służą wyłącznie zapewnieniu komunikacji Użytkownika i Administratora w związku ze szkoleniem oraz dostosowaniu treści Szkolenia do charakterystyki Użytkownika lub branży, którą Użytkownik reprezentuje. Dane osobowe zebrane przez formularz szkolenia zostaną usunięte w terminie 1 roku lub do czasu wycofania zgody, z wyłączeniem sytuacji kiedy muszą być przechowywane dłużej ze względu na obowiązujące przepisy prawne.
5.2. Witryna umożliwia pobranie darmowego e-booka p.t. „Media360” przez Użytkownika. Pobranie e-booka wymaga podania adresu email. Adres email będzie wykorzystany wyłącznie do wysłania e-booka i zostanie usunięty w terminie 1 roku.
5.3. Witryna umożliwia złożenia zapytania lub prośby o wycenę, dotyczących usług świadczonych przez IMM. Dane podane w formularzu zapytania lub w prośbie o wycenę są wykorzystywane wyłącznie na potrzeby odpowiedzi na wiadomość Użytkownika. Do powyższych danych mają zastosowanie postanowienia pkt 3 niniejszej Polityki.
5.4. Witryna umożliwia zapisanie się do usługi bezpłatnego newslettera, zgodnie z postanowieniami Regulaminu Witryny. Pobranie newslettera wymaga wyłącznie podania adresu email. Adres email będzie wykorzystany wyłącznie do wysłania newslettera. Adres email Użytkownika zostanie usunięty z bazy IMM nie później niż w terminie 7 dni od otrzymania przez IMM informacji o wypisaniu się z newslettera, zgodnie z postanowieniami Regulaminu Witryny.
5.5. Witryna posiada funkcjonalność konta, które służy skorzystaniu z następujących funkcjonalności i usług: Monitoring internetu, Monitoring social mediów, Monitoring prasy, Monitoring radia, Monitoring telewizji, Monitoring reklam adMonit, Automatyczny monitoring internetu (ami), Baza Danych MediaContact, Biuro Prasowe, Raporty i analizy. Konto jest prowadzone zgodnie z postanowieniami Regulaminu Witryny. Dane związane z kontem zostaną usunięte w terminie 7 dni od usunięcia konta (zgodnie z Regulaminem Witryny), chyba że Administrator będzie uprawniony lub zobowiązany do przechowania tych danych zgodnie z pkt 2.5. niniejszej Polityki.
5.6. Dane Użytkowników korzystających z funkcjonalności wskazanych powyżej mogą zostać udostępnione podmiotom wskazanym w pkt 2.6. niniejszej Polityki.
5.7. Użytkownikom korzystającym z funkcjonalności wskazanych powyżej przysługują prawa określone w pkt 2.7. niniejszej Polityki.

 

6. Postanowienia końcowe
6.1. Wszelkie wnioski, pytania i żądania związane z przetwarzaniem Danych Osobowych powinny być kierowane na adres imm@imm.com.pl.
6.2. Administrator zastrzega sobie prawo do zmiany treści niniejszej Polityki, w szczególności w przypadku zmiany przepisów prawa lub otrzymania decyzji lub orzeczenia, które wymuszać będą taką zmianę.
6.3. Administrator dołoży starań, aby poinformować o zmianie treści Polityki z minimum 7-dniowym wyprzedzeniem. Zmiana treści Polityki zostanie obwieszczona poprzez stosowny komunikat w Witrynie lub wysłanie wiadomości na adresy email osób, których dane dotyczą. Ewentualna zmiana Polityki nie będzie naruszać przepisów obowiązującego prawa.